Kategorie
Porady Techniczne

Jak wybrać dobrego administratora IT

Jako osoba od lat administrująca kancelarię i posiadająca przekrój informacji o wpływie jakości administracji IT na rozwój różnych kancelarii na terenie całego kraju, chciał bym Podzielić się z Państwem moimi spostrzeżeniami w tym zakresie. Zaznaczam na wstępie, że administracja nie jest głównym profilem działalności firmy Komornik.IT, opinie tu zaprezentowane będą opisem moich subiektywnych wniosków, a artykuł ten ma głównie pomóc Państwu ominąć ogrom problemów jakie mogą zaistnieć w źle administrowanej kancelarii. Wbrew obiegowej opinii administrator IT, jakiego potrzebuje kancelaria myśląca o osiągnięciu ponadprzeciętnej wydajności, to nie tylko osoba znająca się na informatyce. Komputery, systemy operacyjne, serwery, skanery, sprzęt sieciowy i oprogramowanie to jedynie narzędzia. Dobry fachowiec posługujący się tanimi narzędziami osiągnie znacznie więcej niż ten który swoje niedobory w umiejętnościach będzie próbował zasłonić najwyższej klasy sprzętem.

 

Administrator to osoba będąca pomostem pomiędzy informatyką a postepowaniem egzekucyjnym.

Czy nie posiadając doświadczenia w przebiegu postępowania egzekucyjnego można być dobrym informatykiem? Oczywiście że tak, ale informatyk nie będzie dobrym administratorem jeżeli nie ma doświadczenia w przebiegu takich procesów jak:

– rejestracja spraw

– generowanie, wydruk oraz wysyłka pism

– tworzenie akt (zarówno tych papierowych na potrzeby instytucji zewnętrznych jak i elektronicznych dla potrzeb wewnętrznych)

– analiza i dekretacja odpowiedzi na wysyłaną korespondencję – przebieg czynności terenowych

– wymiana informacji z wierzycielami

– itp. 

Zadaniem dobrego administratora IT nie jest naprawianie komputerów, a właśnie optymalizacja tych procesów za pomocą dostępnych na rynku rozwiązań informatycznych.

 

Jak poznać dobrego administratora?

To proste. Ludzie często pytają mnie jak znaleźć dobrą firmę pozycjonującą, a przecież wystarczy wpisać w google hasło „pozycjonowanie stron”. Podobnie w tym przypadku odpowiedź brzmi. Po efektach! 

Wystarczy sobie odpowiedzieć na następujące pytania:

– Czy potrafi on zarejestrować najprostszą sprawę i wykonać podstawowe w niej czynności?

– Jakie ma on osiągniecia na polu usprawniania procesów w kancelariach z którymi współpracuje?

– Jak często przebywa w kancelarii? Co robi podczas pracy? Czy rozmawia z pracownikami i obserwuje jak może usprawnić ich pracę?

– Kiedy ostatnio zaproponował sprzęt lub oprogramowanie znacząco obniżające koszty lub podnoszące Państwa konkurencyjność? Jakie są to usprawnienia?

– Czy swoją pracą wygenerował przychód albo oszczędności co najmniej w wysokości swojego wynagrodzenia?

– Czy nie robi takich głupot jak np instalacja najnowszego SQL Server w wersji Express? Pprzejście z najnowszej wersji SQL EXPRESS na pełnego SQL-a może kosztować nawet 20 tyś zł podczas gdy SQL 2005 można kupić za ułamek tej kwoty.

– Czy zaleca zakup nowego i droższego sprzętu marketowego czy poleasingowego sprzętu biznesowego tańszego nieraz nawet o 70% i trwalszego mimo faktu że jest używany?

– Czy jest aktywnie zaangarzowany w pracę kancelarii i ma szczere chęci stałe podnoszenie jakości jej funkcjonowania?


Obraz jaki z tego się wyłania jest następujący. Mając do wybór na stanowisko administratora kancelarii świetnego informatyka lub przeciętnego informatyka z całkiem niezłą wiedzą branżową, ten drugi zdecydowanie lepiej sprawdzi się na tym stanowisku. W dzisiejszych czasach poszerzenie swojej wiedzy informatycznej jest proste. Wujek google wie wszystko. Znacznie trudniej zyskać wiedzę w zakresie funkcjonowania kancelarii. Bez gruntownej znajomość jakiegokolwiek procesu nie da się go skutecznie optymalizować.


Jakie są najczęstsze problemy kancelarii nie posiadających dobrego administratora IT?

– bałagan w bazie SQL, będącej najważniejszym narzędziem komornika

– niezgodności w prowadzonych sprawach wynikające z omylności ludzkiej natury

– niska wydajność pracowników kancelarii

– ogromna ilość pracy manualnej bazującej na pracy ludzkiej

– problemy ze spełnieniem oczekiwań wierzycieli

– konieczność pracy na aktach papierowych

– problemy ze spełnieniem wymagań pokontrolnych

– skrajne przeinwestowanie w infrastrukturę informatyczną nie wpływającą na efektywność pracy kancelarii albo skrajne w nią niedoinwestowanie

 

Czy outsourcing stanowiska administratora IT do dobry pomysł?

 

Firmę oferującą usługi z branży IT należy traktowć jak specjalistę. Specjalista znacznie lepiej poradzi sobie z problemem z zakresu jego specjalizacji niż ktokolwiek inny. Zrobi to znacznie szybciej i taniej niż przeciętny pracownik. Problem jednak w tym że specjaliści większości tego typu firm nigdy nie pracowali w żadnej kancelarii. Nie znają procesów kancelaryjnych i nie będą w stanie ich skutecznie optymalizować. Ich czas przebywania w Państwa kancelarii i współpracy z Państwa pracownikami jest bardzo ograniczony. Tego typu firmy mogą być świetnym uzupełnieniem administratora ale nie zastąpią osoby na tym stanowisku. To właśnie w kancelariach, w których tego typu rozwiązanie funkcjonuje dostrzec można najczęściej wymienione powyżej problemy. 

Na podstawie własnych doświadczeń dostrzegam wyraźnie że kancelarie posiadające własnych administratorów IT zyskują na współpracy z naszą firmą znacznie więcej niż te, nie posiadające informatyków zaangażowanych w procesy wewnątrz kancelaryjne. Ponadto efekty naszych wdrożeń są dużo lepsze gdyż współpracujemy z osobami zaangarzowanymi i zmotywowanymi do osiagnięcia sukcesu. Administrator znający procesy własnej kancelari jest w stanie znacznie trafniej ocenić korzyści wynikające z inwestycji w jej informatyzację.

Przemsław Szymczuk