Pakiet SkanDok SQL

Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów w praktyce?

Cały proces można podzielić na 3 fazy:

Faza Skanowania (manualna):

1. Rozpakowujemy korespondencję z kopert.

2. Rozdzielamy ją pod względem ilości kartek wchodzących w jej skład (korespondencja 1, 2, 3, 4, 5 i wielokartkowa (>5) oraz wnioski wraz z tytułami egzekucyjnymi).

3. Hurtowo skanujemy całą korespondencje, zwrotki, zwrotne potwierdzenia odbioru, cienkie zwroty oraz jednokartkowe tytuły wraz z wnioskami, właściwymi profilami skanowania na skanerze.

4. Skanujemy tytuły wielokartkowe trwale połączone ze sobą wraz z wnioskami egzekucyjnymi oraz gabarytowe zwroty na skanerze innego typu niż ADF, np. płaski.

Faza automatycznego dopasowania (całkowicie bezobsługowa)

5. Wyzwalamy aplikację SkanDok SQL Instant lub SkanDok SQL Server lub czekamy, aż aplikacja SkanDok SQL Server sama wystartuje o ustalonej porze i dopasuje właściwe dokumenty do właściwych spraw oraz opisze je na podstawie analizy treści dokumentów i rozdzieli dokumenty dopasowane od tych, których dopasować się nie udało przez brak wystarczającej ilości informacji (ok. 80-95%).

6. Wyzwalamy program SkanDok SQL Zwrotki i czekamy, aż system zarejestruje wszystkie zwrotki oraz podepnie ich skany.

Faza uzupełniająca (półautomatyczna) :

7. Po zakończeniu procesu SkanDok SQL Zwrotki podpinamy tym programem zwrotki, zwroty oraz zwrotne potwierdzenia odbioru niedopasowane przez proces automatyczny.

8. Po zakończeniu procesu SkanDok SQL Instant/Server uruchamiamy aplikację SkanDok SQL Analizator po czym:

a. podpinamy pozostałe dokumenty w sposób półautomatyczny (z sugestiami spraw oraz nazw dokumentów);

b. wprowadzamy opisy nazw czynności już podpiętych do bazy, których nie udało się systemowi opisać;

c. mamy również możliwość przekopiowania dodanych dokumentów do pozostałych spraw dłużnika (tylko Komornik SQL na bazie danych Microsoft SQL Server).

Po wykonaniu tych 8 kroków cieszymy się posiadaniem wszystkich dokumentów w postaci skanowanej oraz w 100% opisanej w historii sprawy w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od wpłynięcia dokumentu do kancelarii. Jest to absolutnie najwyższy standard obsługi skanowania nieosiągalny przez aplikacje innych firm.