W ostatnim czasie wiele podmiotów z różnych branż zostało zmuszonych do wprowadzenia pracy zdalnej. Konieczność ta nie ominęła również kancelarii komorniczych.Funkcjonowanie kancelarii wymaga zgranego zespołu, w którym każdy ma inne zadanie do zrealizowania, a jednocześnie czynności wykonywane przez różnych pracowników są ze sobą ściśle powiązane.
Podstawowym procesem występującym codziennie i nierozerwalnie związanym z pracą kancelarii jest obsługa korespondencji przychodzącej – co ważne – zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Firma Komornik IT, od lat współpracująca z komornikami, bazując na ich doświadczeniu i wiedzy, stworzyła Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD), który ma za zadanie ułatwić, uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów w kancelarii.
Korespondencja, zarówno papierowa, jak i elektroniczna, musi się znaleźć w jednym miejscu, czyli – mówiąc najprościej – w komputerze. Z tym zadaniem świetnie radzi sobie program Skandok SQL stworzony do automatycznego rozpoznawania dokumentów, przypisania ich do właściwych spraw i nadawania odpowiednich nazw.
Kolejny etap procesu EOD to dokonanie dekretacji i przekazanie pism właściwym osobom. Tu pomocny jest nasz program Dekretator, zapewniający dostęp do wszystkich pism, które wpłynęły danego dnia do kancelarii (istnieje możliwość użycia filtru wyłączającego dokumenty, które nie potrzebują dekretacji). Osoba dekretująca pisma za pomocą Dekretatora przesyła je do wybranego pracownika z poleceniem wykonania wskazanych czynności. Dzięki temu dokumenty w formie papierowej trafiają do akt od razu po zeskanowaniu, a w obiegu pozostają w formie elektronicznej, co zapobiega ich zagubieniu i pozwala na pracę z dowolnego miejsca. Dostęp do historii przesyłanych zadań zapewnia kontrolę nad wykonanymi dekretacjami.
Warto się zastanowić, czy nie jest to dobry moment, aby wdrożyć w swojej kancelarii nowoczesny tryb pracy z dokumentami elektronicznymi, który umożliwia swobodny przepływ informacji, poleceń oraz zadań i rozwiązuje problem dekretacji na żółtych karteczkach, kłopotliwych do stosowania w wypadku pracy zdalnej.